April 2016, Edition 2 - page 1

ASSOCIATION OF POINCIANA VILLAGES
April 2016 Edition 2
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Benefits of Living in Poinciana
Sheriff Judd
UF IFAS Extension
An Inside
Look at our
Community
Service
Department
A
PV’s Community Service Department (CSD) exists
to serve you, the residents of our ever-expanding
community.
Get to know our Community Service Department better with
this Q&A:
How many team members does CSD have?
The CSD is made up of nine team members: four team
members are community service officers, two members work
within the Design Control Department and three members
are community service clerks.
What are Community Service Officers?
Community Service Officers (CSOs) are the “eyes” of the
CSD department. CSOs go out into the community to make
sure that every residence is in accordance with APV’s deed
restrictions. These team members are the ones who notify the
clerks of any violations within the community.
Why is someone taking pictures of my property?
Community Service Officers take pictures of your property
if there is a violation that is glaringly obvious. These team
members take pictures to document the violation and initiate
the violations process.
Why don’t you knock on doors?
We respect our residents and value their privacy; therefore,
we only send letters as reminders and warnings. We invite
you to come to the APV administration offices to settle any
disagreements or address any concerns you may have.
What is the Violations Process?
There are three steps to the CSD Violations process. They are
as follows:
1. Friendly reminder:
The Friendly Reminder is sent to
a homeowner when APV finds a violation within their
property. This reminder advises the property owner
of the violation and notifies the owner that they must
correct the violation. The Friendly Reminder will include
a follow-up date in which a CSO will return to the
property to see if the owner is in compliance.
2. Second Notice:
On the follow-up date, a CSO
returns to the property that has violations. If the
homeowner has taken care of the non-compliance,
the warning is closed. However, if the non-compliance
is still there, a third and final warning is sent to the
property owner. A new follow-up date is included with
the Second Notice.
3. Final Notice and Intent to Take Legal
Action:
This third and final notice will be sent when
the homeowner doesn’t resolve the violation within
the timeframe mentioned in the Second Notice. This
notice is sent via U.S. Certified Mail with return receipt
requested to ensure the homeowner received it. This
notice advises the homeowner of his or her obligation
to correct the violation and that APV will forward the
matter to its legal counsel for further action. The letter
also mentions that the homeowner may become liable
for attorney’s fees and costs.
What are some things people can get cited for?
The most common citations are outside storage, failure to
maintain property, improper parking, failure to contain
garbage and failure to maintain property landscaping
among others.
How is a violation recorded?
A violation is recorded with pictures taken by a CSO with a
department mobile phone. These team members use phones
that are linked up to CSD’s database. Once an officer takes
a picture, a record is generated for the property. Once a
record is created, the CSD manager goes into the record to
make sure that the property is cited for the correct violation.
As always, our CSD department and APV have an open-
door policy. Our CSD manager encourages homeowners to
step into her office to work out any violation issues before
they get to the “Final Notice” stage. Our Community Service
Department is always willing to help and our sole purpose
is to make sure your property value is maintained and
continues increase.
If you have any questions, call APV administrative offices
at 863-427-0900 and ask for the Community Service
Department.
Translation:
El Departamento de Servicio a la Comunidad (el Community
Service Department (CSD)) de APV existe para servirle a
ustedes, los residentes de nuestra comunidad que sigue
creciendo.
Aprendan un poquito mas de nuestro Departamento de
Servicio a la Comunidad con este artículo:
¿Cuántos miembros tiene el equipo de CSD?
El CSD tiene nueve miembros: cuatro miembros son
community service officers (oficiales de servicio a la
comunidad), dos miembros trabajan con el departamento
de Design Control y tres miembros trabajan en las oficinas
de APV como “clerks” para ayudar a los residentes.
¿Qué son los Community Service Officers?
Los Community Service Officers (CSOs) son los “ojos” del
departamento de CSD. CSOs salen a la comunidad para
asegurar que todas las residencias estén de acuerdo a
las reglas y restricciones de las escrituras de APV. Esto
miembros del equipo son los que notifican a los “clerks” de
cualquier violación de reglas en la comunidad.
¿Por qué toman fotos de mi propiedad?
Los Community Service Officers le toman fotos a su
propiedad si hay una violación de reglas que sea obvia.
Estos miembros del equipo toman las fotos para documentar
la violación de reglas y para iniciar el proceso de
violaciones de reglas.
¿Por qué no tocan en las puertas de las
propiedades?
Nosotros respetamos nuestros residentes y valoramos
su privacidad. Por lo tanto, solo enviamos cartas como
recordatorios (reminders) y advertencias (warnings). Los
invitamos a las oficinas administrativas de APV para
resolver cualquier desacuerdo que usted tenga.
¿Cuál es el proceso de violaciones de reglas?
Hay tres pasos en el proceso de violaciones de reglas de
CSD. Son:
1. “Friendly reminder”:
El “Friendly Reminder”
(recordatorio) se le manda a un propietario
cuando APV encuentra una violación de reglas en
su propiedad. Este recordatorio le deja saber al
propietario en la manera en cual la propiedad esta
rompiendo reglas y le notifica al residente que debe de
corregir la violación. El “Friendly Reminder” incluyen la
fecha cuando uno de los CSOs volverá a la propiedad
a ver si el propietario arreglo la violación (follow-up
date).
2. Segundo Aviso:
En el “follow-up date,” un CSO
vuelve a la propiedad que fue marcada con violaciones
de reglas. Si el propietario ya arreglo la violación, el
aviso se cierra. Si la violación todavía existe, un tercer
y final aviso se envia al propietario. Un nuevo “follow-
up” date esta incluido en el Segundo Aviso.
3. Último Aviso y Intención de Tomar Medidas
Legales:
El tercer y último aviso se le enviará al
propietario si la violación de reglas no se resuelve
entre el periodo de tiempo que fue mencionado en el
Segundo Aviso. El tercer aviso es enviado al propietario
por U.S. Certified Mail con return receipt (acuse de
recibo) para asegurar que el propietario recibió el
tercer aviso. Este aviso le indica al propietario de su
obligación de corregir la violación de reglas y que APV
remitirá el asunto a sus asesores legales para nuevas
medidas. La carta también menciona que el propietario
podría ser responsable por los costos y cargos de los
abogados.
¿Cuáles son algunas cosas por cual propietarios
pueden ser citados?
Las violaciones más comunes son el almacenamiento exterior
(outside storage), falta de mantenimiento de la propiedad
(failure to maintain property), estacionamiento inapropiado
(improper parking), falta de contener basura (failure to
contain garbage) y falta de mantenimiento de jardinería
de la propiedad (failure to maintain property landscaping)
entre otros.
¿Cómo se documenta una violación de reglas?
Una violación de reglas se documenta con fotos tomadas
por un CSO con un telefono móvil del departamento. Esto
miembros del equipo usan telefonos que estan conectados
a la base de datos (database) del departamento. Cuando
un oficial toma una foto, un record es generado para la
propiedad. Cuando un record es creado, el gerente de CSD
verifica el record para asegurarse que la propiedad esta
siendo citada con la violación apropiada.
Como siempre, nuestro departamento de CSD y APV tienen
un “open-door policy” (una filosofía que permite que todos
expresen su opinión y los oímos). Nuestro CSD manager
anima a los propietarios a entrar a su oficina para resolver
cualquier problema de violación que exista antes que llegue
al último aviso. Nuestro Departamento de Servicios a la
Comunidad siempre está dispuesto a ayudar y nuestro único
propósito es asegurarnos de que el valor de su hogar se
mantenga y continúe de aumentar.
Si usted tiene alguna pregunta, llame a las oficinas
admnistrativas de APV al 863-427-0900 y pregunte por
nuestro Community Service Department.
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