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ASSOCIATION OF POINCIANA VILLAGES
To better understand exactly what
Accounting Department contributes
to Association of Poinciana
Villages, we went to Diane
McGough, Accounting Manager
for answers
1.
How many are on the
Accounting Department
team?
13 Associates work in the
Accounting Department
2.
What are their jobs?
The jobs in accounting range
from Front Desk Reception
to Accounts Receivable to
Accounts Payables, fixed
assets, general ledger,
financial reporting and
preparing budget information
and formatting and of course,
customer service, database
research, updating Accounts,
posting payments, answering
phones calls and letters.
3.
What is a typical day
for the APV Accounting
Department?
There really is not a typical
day; most days of course
revolve around receiving
and processing payments,
preparing deposits and posting
same. Answering phone calls,
correcting/updating customer
information, processing
changes of ownership,
recording journal entries,
meeting with our residents
and helping them with any
problems we can.
4.
As the accounting
director, what are
your responsibilities in
the financial decision
making?
I review and approve all
invoices that come into the
APV office for payment. I direct
the accounting department
by ensuring personnel is
available to take care of our
residents’ issue, problems or
concerns or direct them to
the correct department. I also
ensure all journal entries are
correct, all deposits, postings
are completed correctly, input
capital items, transfer funds,
review accounts at either
collection agency. I update all
financial information, track
expenses versus approved
budget funding, gather
information or the next budget
cycle, prepare spreadsheets
with information necessary to
make educated decisions on
behalf of the APV, Manager
and the Board of Directors and
process billing files for monthly
statements and track all income
streams.
5.
How do you describe
your department in the
support of Association of
Poinciana Villages?
The Accounting Department
has always been there
to support not only
the Association,
but our
resident. It is important not
only to understand finances
and funding but also to
understand the needs of our
residents.
6.
Tell me about your
biggest achievement?
My biggest achievement
is being employed by the
Association for 28 years and
growing with and helping
the Association grow as
the Community has grown.
Having an independent audit
performed each and every
year confirms my team has
shown we not only “CAN DO”
but do it well.
7.
How your department
assist in the collection
process?
The Accounting Department is
there to help answer questions
for our residents and work with
the liaisons here at the office.
All billing for our accounts are
processed on a monthly basis.
If any account has a balance
they are sent a monthly
statement. On the statement
their balance is identified and
any late fees. Also delineated
is the balance they should
achieve so as not to incur any
further late fees, this way they
can pay to bring their account
current. Also noted is the date
the payment is due. If they
have any questions they can
call or come to the office and
speak to an Associate.
Entrevista con la Administradora de
Contabilidad
Para entender mejor exactamente
qué contribuye el Departmento de
Contabilidad de la Asociación de
Poinciana, entrevistamos a Diane
McGough, Administrador del
Departamento y le formulamos las
siguientes preguntas.
1.
¿Cuántos asociados
trabajan en el equipo
del Departamento de
Contabilidad?
13 Asociados trabajan
para el Departamento de
Contabilidad.
2.
¿Cuáles son sus
funciones?
Las funciones en contabilidad
cubren desde la Recepción
a Cuentas por Recibir y
Cuentas por Cobrar, Activos
Fijos, Contabilidad General,
Reportes Financieros y
preparación de información
para el Presupuesto y formato
y claro, Servicio al Cliente,
Búsqueda de la Data de
Base, Mantenimiento de las
Cuentas, posteando pagos, y
contestando cartas y llamadas.
3.
¿Cómo es un día típico
en Contabilidad de APV?
En realidad no es un día
típico; la mayoría de los días
claro está, revuelve alrededor
del recibo y procesamiento
de pagos, preparación
de depósitos y posteo de
los mismos. Contestando
llamadas, corrigiendo y
actualizando los records
de los clientes, procesando
cambios de dueños, entrando
información al jornal,
reuniones con los residentes y
ayudando con sus problemas
donde sea posible.
4.
Como directora de
contabilidad, ¿cuáles son
sus responsabilidades
en las decisiones
financieras?
Repaso y apruebo todas
las facturas que llegan a la
oficina de APV para pago.
Dirijo el departamento de
Contabilidad asegurándome
de tener personal disponible
para ayudar a nuestros
residentes con sus problemas
o inquietudes o dirigiéndolos
al departamento correcto.
Me aseguro que todas las
entradas al jornal están
correctas, todo depósito e
información está posteada
correctamente. Entradas
de capital, transferencia
de fondos, revisión de las
cuentas en cualquiera de las
dos agencias de colección, y
actualizando toda información
financiera. Dando seguimiento
a los gastos en comparación al
presupuesto.
Recopilación de información
para el próximo ciclo de
presupuesto, preparando hojas
de cálculos con la información
necesaria para tomar
decisiones educadas por la
Directiva de APV, y el mánager
de APV. Procesamiento de
expedientes de cobro en
las facturas mensuales. Y
seguimiento a todas las fuentes
de ingreso.
5.
¿Cómo describiría su
departamento en el
apoyo a la Asociación
de Villas de Poinciana?
El Departamento de
Contabilidad siempre
ha estado presente para
apoyar no solamente a la
Asociación sino también
a nuestros residentes. No
solamente entendiendo
dinero y financiamiento
pero comprendiendo las
necesidades de nuestros
residentes.
6.
¿Dígame su mayor
logro?
Estar empleada por la
Asociación por 28 años y
creciendo con y ayudando a
la Asociación a crecer según
crece la Comunidad. Tener una
Auditoría independiente todos
los años y siempre mi Equipo
ha mostrado no solamente
“Podemos” pero lo hacen bien.
7.
¿Cómo ayuda su
Departamento en la
colección?
El Departamento de
Contabilidad está disponible
para asistir en responder
a preguntas de nuestros
residentes y trabajar con
los enlaces aquí en nuestras
oficinas. Toda facturación de
nuestras cuentas se procesa
mensualmente. Si alguna
cuenta tiene balance se les
envía factura mensualmente.
En la factura su balance es
identificado al igual que
cualquier recargo.; también
se identifica el balance que
deben tener para no incurrir
penalidades adicionales, así
pueden pagar su cuenta al
corriente. También se identifica
el día en que la cuenta debe
pagarse. Si tienen preguntas
pueden llamar o visitar la
oficina y hablar con un
Asociado.
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Maria Nelly Carhuayo
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